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浙江大学医学院附属第四医院 “全周期”人力资源信息化管理实践

阅读次数: 日期:2019-03-26

 

浙江大学医学院附属第四医院(简称“浙医四院”)是经浙江省卫生和计划生育委员会批准、义乌市政府全额投资、由浙江大学和义乌市政府合作共建、浙江大学负责管理、按照综合性三级甲等医院标准设计建设的著名大学附属医院。医院纳入省级医院管理,系省市医保定点医院。浙医四院依托浙江大学的人才和学科优势资源,吸收和借鉴国际先进的医院管理模式,采用行业领先的医疗安全管理体系,将建设发展成为一所高起点、高水平、国际化特色鲜明的现代化医院,为义乌乃至浙中地区人民提供优质、安全、高效、价廉的医疗服务。
医院近年来发展迅速,医疗队伍不断扩大,医院致力于打造富有人文特色的高品质医学中心,促使医院高度重视人力资源与人才管理。人才是医院发展的核心资产,创造良好的人力资源服务以及规范、科学、高效管理机制的“软环境”是当前医院人力资源管理的首要任务。人力资源信息系统的引入目的在于使人力资源部能腾出更多精力,从而能站在院级层面来建设更高更广意义上的“医院人力资源管理”。

 

一、医院人力资源信息化建设的背景
1.事务性工作占据人力资源部门太多精力
医院新建之初人力资源信息化程度较低,信息共享性差、集成度低,由于缺乏系统性的管理工具,人力资源部不得不将大量时间花费在处理各种繁杂性事务工作中,人才招聘、薪酬管理、绩效考核、教育培训等模块在旧的人力资源系统中无法实现,无论是组织培训、招聘人员,还是工资发放、档案管理等琐碎的日常事务工作都必须依靠手工使用office软件来操作,工作量大、效率低,并且历史数据不便保存、容易遗失。人力资源管理工作急需依托成熟、专业的信息系统,来减轻手工作业造成的查询、统计等方面繁重的计算工作,缩短工作时间,提高人力资源部门的工作效率。从而整合医院管理资源,提高管理效率,降低管理成本。
2.人力资源管理提升至院级层面,全员参与已是趋势
在现代医院管理中,人力资源管理工作人员已经不仅仅局限于人力资源部门,而是扩展到了整个医院各个层面。通过面向全员的信息化工具,延伸人力资源管理范围,提高全院人员对于人力资源管理的参与度,有效改善人力资源部门的服务范围和服务质量,避免形成人力资源部内部、人力资源部与各业务科室、人力资源部与职工之间的“信息数据孤岛”。在各职能部门、业务科室与全院职工的积极参与下,有效促进人力资源管理工作的全院覆盖,不仅提升了人力资源部门的工作效率,更有效提高了人力资源部的服务效率与服务品质。
二、人力资源管理信息系统建设初衷
1.完整记录全院职工“全工作周期的资料与信息
完整记录并保存职工入院工作后的个人相关信息资料,整合建设统一平台的人力资源信息系统,以“全周期管理”模式记录职工自入院以来的所有人员信息与重要资料,建章立制,牵头医院各职能部门参与管理,共同成为人力资源信息系统的管理者、维护者,并为各职能部门日常工作的开展提供系统支持。
2.实现人力资源管理全面信息化、智能化
建立功能完善的人力资源管理系统,包括人事档案管理、培训记录管理、人事报表管理、年度考核管理、薪资福利管理、考勤结果管理、合同管理、休假管理、职工自助以及系统管理与维护等模块,实现人力资源部门日常工作的信息化、系统化管理,提高工作效率,提升服务质量。
3.规范管理、提升效率、信息共享
通过系统建设,逐步实现管理规范化、标准化,提升工作效率。完善业务数据,使其能够与医院其他应用系统进行有机连接,实现医院人力资源信息的共享互通。
 
三、医院人力资源信息化取得成果
1.多科室协同开展人力资源整体信息管理
系统为医院各行政职能部门与业务科室分设功能帐号,分别用于各部门、科室所辖职工信息资料的管理与维护,如党办:政治面貌信息;院办:职务信息、出国信息;医务部:医疗执业资格证书信息、医疗资质信息、医疗权限信息;科教部:继续教育信息、CPR培训信息;护理部:护理执业证书信息、护士层级信息、护士教育信息;财务部:工资卡信息;后勤部:户籍信息。集全院之力,共建医院人力资源信息数据库,以此来全方位的记录职工自入院以来的所有相关信息,已录信息各部门间可共享互通,职工自己也可以通过个人帐号进入系统查看校验,开展绩效考核等业务工作。人力资源数据库的建设为各职能部门的业务工作开展提供了系统化的平台支持,也为人力资源部信息采集、整合全院人力资源信息提供了有力的抓手,各职能条线共同维护更新信息,使得院内人力资源数据的准确性得到了实时保证。
2.预警提醒与业务有机结合,实现由“人找事”到“事找人”的业务转变,提升服务品质,规避人事风险
人力资源管理业务细节多且敏感,涉及到职工的核心利益,必须及时保质保量地办理,否则极易发生人事纠纷。人力资源部门根据系统功能分别设置了职工合同到期、试用期到期、薪级变动、退休年龄、各类资格证书到期等业务时间节点上的预警提醒,只需准确记录各类时间信息,设置好预警条件之后,系统就能准确智能地筛选出即将达到各类时间节点的职工名单,并根据名单提前通知,可联动办理相关手续。这一功能不仅实现了由“人找事”到“事找人”的业务转变,达成了高效高质的业务办理,更有效帮助人力资源部门提高了服务水平,同时帮助医院规避了各类风险,切实提升了职工的满意度,也减轻了人力资源部门的工作压力。
3.“一站式”智能工资变动业务处理
规范的薪酬管理是医院科学管理、稳步发展的核心保障。本次项目建设了“薪资管理”模块,将薪资变动各类表单均内置到系统,实现了工资变动的自动提醒、自动计算、操作和同步记录,实现了一站式智能工资变动业务的处理。
具体业务如下:信息管理岗的工作人员在系统中日常维护人力资源数据,当与工资变动相关的时间节点到来的时候,系统自动提醒薪酬管理岗人员进行工资变动业务操作。以年度考核合格人员批量薪级工资晋升为例,信息管理岗人员只需批量导入每个职工的考核结果记录,系统便会自动提醒薪酬管理岗人员开始批量调整薪酬工作,薪酬管理岗人员点击预警提醒后,系统自动跳转至年度薪级晋升工资变动审批表,并根据规则自动提取考核合格及以上且没有长病假、停薪留职等特殊情况的人员列入工资变动审批表中,薪酬管理岗人员只需点击“计算”,便可完成考核合格职工的批量调薪工作,也可一键批量打印归档至个人档案的工资变动审批表及提交财务部的当月工资变动花名册,同时将每位职工本次工资变动的记录归档到职工信息中,形成工资变动的历史记录档案,方便随时查询与输出。以此“一站式”智能完成工资变动业务,极大地节省了工资变动业务所花费的时间,同时提升了业务办理的及时性和准确性,真正解决了以往人工处理所带来的各类问题。 

 

4.覆盖全员的KPI考核管理
为有效发挥考核管理的指挥棒作用,医院成立考核工作小组,梳理优化了考核机制,建立起了科学的KPI考核体系。目前已将医院现有的78种类型的考核表,共计3000多个考核指标置入系统,开展全院职工的考核工作,职工只需登录系统完成考核自评部分,即可提交至部门主管,再由部门主管完成主管评价部分并上报至人力资源部,最后由人力资源部结合部门整体考核结果完成最终的医院评价部分,整个考核过程清晰简便,与传统的年度考核相比更加省时省力,职工在电脑前即可完成年度考核,真正实现“信息化”、“无纸化”的考核。同时,考核工作完成后还可结合软件功能开展各类统计分析,职工也可及时获得反馈,完成考核流程的闭合路径,即“任务-执行-考核-分析-反馈-优化”,,同时也促进了考核工作的持续改进。
5.灵活使用报表工具,有效减轻人力资源数据统计工作压力
医院人力资源信息的查询、统计工作较为频繁,工作量巨大。在系统建设中,人力资源部门将常用的各类人员信息统计表(如学历信息、职称信息、年龄信息、人员类别信息、各类事业单位报表等)、各类人力资源花名册、各类日常工作中需要开具的证明(如在职证明、收入证明、无房产证明等)事先预置在系统中,统计时只需抓取数据,即可实时获得人员信息统计表。人力资源数据的多维统计与有效分析,将是医院开展现代医院人力资源科学化管理的基础,也将为医院战略发展、人才队伍建设等方面决策提供非常重要的人力资源数据支撑。 

 

6.无缝对接OA行政办公平台,提供职工自助服务
为方便全院职工参与人力资源信息数据的管理,医院将人力资源信息系统与OA行政办公平台通过信息化手段进行链接,职工登录OA行政办公平台的同时即可单点登录HR系统的个人信息界面,职工可在该界面上查询个人职称、职务、考勤、内训、政治面貌、论文、科研等相关信息,并可自助下载个人各类资质证书的扫描件,完成考核等自助业务。通过链接,OA行政办公平台所产生的考勤数据也能自动转入人力资源信息系统,促进了职工信息数据的更新完善。这也增进了人力资源部门与职工之间的协同互动,也为后期提供更多职工服务奠定了良好的平台基础。
7.与考勤系统实现无缝对接
医院原有考勤系统的考勤数据,通过人力资源管理系统提供的标准接口,自动同步到HR系统中的考勤结果子集,通过自动关联,使得原有的考勤结果自动参与工资的计算。系统的数据同步功能,使得人力资源管理系统真正成为了医院的人事数据中心。
 
四、系统建设的经验与心得
1.医院管理层高度重视
加强人力资源信息系统的顶层设计,使医院领导充分认可与肯定人力资源信息管理系统建设的重要性和必要性,将系统建设提升至全院高度,建章立制,搭建工作合作基础与平台,充分与各职能部门沟通商议,汇总集成各部门的功能需求,破解各类数据统计归档等困难,共商共建医院人力资源信息系统,实现数据归口和出口统一规范,科科共建,科科共享。
2.充分的需求调研
在开发构建新的医院人力资源信息系统之前,需要率先开展充分的需求调研,做好充足的前期准备工作。医院人力资源信息系统不仅要满足人力资源部门的日常工作需要,更要满足各职能部门的日常需求,甚至在一定程度上更要满足全体职工的使用需求,所以在构建系统时需要具有前瞻性与拓展性的考虑,以便将来二次开发时能与其他系统进行有效对接。广泛进行需求调研,反复进行需求论证,提早搭建系统框架是构建整个系统成功与否的关键。
3.按计划严格实施
在编制完系统构建计划后,就必须严格按照开发计划稳步实施,即保证项目开发的进度,更促进项目早出成果。人力资源部门需安排专人全程跟进项目,全力配合软件公司项目建设,与软件开发公司保持紧密联系与沟通,将构建过程中出现的各种问题及时反馈给双方项目组,以便快速协调落实解决。
4.人力资源部门需专设一名系统管理员
人力资源信息系统的构建是一项复杂且长期的工程,项目完成后仍需与软件开发公司保持紧密联系与沟通,以保证系统上线运行后出现的各种问题可以得到及时有效地解决。人力资源信息数据涵盖职工入职、薪酬、调动、晋升、离职等核心利益的重要信息,必须保证这些信息的准确性、安全性以及更新的及时性,这是医院人力资源管理工作平稳运行与发展的基本保障。因此安排专人参与系统构建、二次开发及使用的全过程,其重要性和必要性不言而喻。
 
五、即将进行的二期建设规划
医院人力资源管理系统建设之初就设立了“统一规划、分步实施、稳步推进”的实施原则,在较好完成并且应用系统一期项目模块后,接下来将规划更贴合人才管理、人才培养需求的管理模块,通过信息化手段更好地做好人才队伍建设。
1.建设在线学习平台,促进学习型组织建设
目前医院现有的培训模式相对传统,在培训方式和手段上都存在不同程度的局限性。通过多形式多渠道的培训模式运用,不仅能弥补现行培训模式的不足,更能充分发挥培训的作用,实现培训的成效。传统的内训、公开课一般都会从学员、时间、场地、讲师等方面进行统筹规划,这些都很大程度上占用了有限的培训预算,还容易出现费用高、效果差的现象。在线学习方式的广泛应用,能够很大程度地发挥其在课程数量、种类、范围、分享等方面的优势,并且省去了线下培训的诸多人力、物力、财力成本。在线学习平台作为培训管理的在线管理系统,提供了一个可随时随地学习的环境,既有利于个性化的课程建设,更有助于提升学员学习兴趣,促进医院的学习型组织建设。
2.实现职工个人档案电子化建设
人力资源部门已在前期工作中将职工的各类资质证书以扫描方式存入人力资源管理系统,并以信息子集的方式进行呈现,可供相关部门随时调取,也可供职工自行下载使用。结合医院战略发展要求,围绕医院人力资源数据的“全周期”建设理念,人力资源部门拟结合软件自身功能,通过二次开发,建立职工个人电子档案主页,建立职工电子档案库,规范、标准、统一进行实时更新,方便各部门和职工个人查阅、调用,为医院后续各项工作的开展奠定基础。